Jobb · Web management

Webbansvarig – spretig allkonstnär med spindelambitioner

Det är inte bara mitt korta mellanspel som har en spretig kravbild på rollen som ska ansvara för de digitala kanalerna. I förra veckan var jag på ett seminarium hos Metamatrix på temat webbförvaltning. Den ena delen berörde förvaltningsorganisationen – t ex centralisering vs decentralisering som jag skrivit om tidigare – medan den andra berörde roller och ansvarsområden.

En person kan inte göra allt som rör webben. Risken för utbrändhet är överhängande. Resultatet kommer dessutom hålla dålig kvalitet.

Exempel på arbetsområden

Det som kan hamna på en webbansvarigs bord är:

  • Uppdatera innehållet på extern webbplats
  • Uppdatera innehållet på intern webbplats
  • Driva utvecklingsprojekt
    • Externwebb
    • Intranät
  • Analys
    • Externwebb
    • Intranät
    • Sociala medier
  • Kommunikation och dialog i sociala medier
  • Digital marknadsföring
  • Digital strategier
    • Externwebb
    • Intranät
    • Sociala medier
  • Utbildning
  • Varumärkesvård
  • Osv

Jag har ett antal gånger tidigare varit inne på de orimliga förväntningar som ligger på webbansvarigs bord (och än en gång lyssnade jag tyvärr inte på mig själv).

Strategisk, taktisk, operativ

Arbetet med digitala kanaler bedrivs på tre nivåer, vilket jag redan skrev om i ett av mina första blogginlägg. Jag skriver ”bedrivs”, trots att dessa kanske inte är uttalade inom organisationen (även fast det nu är år 2015 och mitt tidigare inlägg är från 2009).

Webbförvaltning på olika nivåer

Strategisk nivå

På den strategiska nivån bedrivs – som hörs av namnet – allt strategiskt arbete. Här sätts övergripande mål för arbetet med de digitala kanalerna, vilka ska kopplas till kommunikations-, marknads- och övergripande affärsmål.

  • Målstyrning
  • Strategifrågor
  • Årsplanering
  • Måluppföljning
  • Kvalitetssäkring

De som är inblandade på denna nivå är personer på ledningsnivå, med beslutsfattande rätt.

Taktisk nivå

En nivå ner handlar det om att omsätta de övergripande målen och strategin i handfasta planer. T ex i form av olika typer av utvecklingsprojekt, både innehållsmässigt och tekniskt. Det är inte nödvändigtvis de som agerar på taktisk nivå som utför innehållet i själva planen som sådan, men det kan mycket väl vara så.

  • För ner strategin – och rapporterar resultatet uppåt
  • Policies och riktlinjer
  • Handlingsplaner
  • Webbanalys
  • Samordnar kommunikationinsatser

De flesta webbansvariga m fl agerar på denna nivå.

Operativ nivå

Här bedrivs det dagliga arbetet: nyhetspublicering, textuppdateringar, systemdrift, support osv.

  • Innehållsproduktion
  • Målgruppsfokus
  • Dagliga uppdateringar
  • Följer planer och riktlinjer
  • Följer upp webbanalys

I en större – webbanpassad – organisation är det webbredaktörer och tekniker som bedriver detta arbete. I annat fall är det webbansvarig som hanterar även dessa frågor.

Risker och problem – enmansteamet

  1. Prioriteringar: Om en person ansvarar för samtliga nivåer – hur ska arbetet dem emellan prioriteras, och av vem?
  2. Externwebb vs internwebb: Det kanske inte bara är den externa webben (webbarna) som den webbansvariga ska hantera. I så fall måste bilden ovan dubbleras…
  3. Övriga digitala kanaler: Utöver interna och externa webbplatser är det idag ofta en självklarhet att finnas i sociala medier – hur passar det in i bilden ovan?

Du som arbetet med frågorna ovan – och andra – inser förhoppningsvis det orealistiska i det jag beskriver. Inte bara är risken stor att arbetet bedrivs på ett ineffektivt sätt – den stackars webbansvarige kommer ha ett rent helvete att prioritera sitt arbete…

Hur ska webbarbetet bedrivas?

För det första bör det interna och externa arbetet delas upp. Bara för att det råkar vara samma kanal som ligger bakom respektive kommunikationsväg – webben (ett CMS) – innebär det inte att en och samma person ska ansvara för allt.

Det måste finnas resurser för att åstadkomma de uppsatta målen – och tid för att göra det. Utan rätt resurser och tidsplaner kan inte webbarbetet bedrivas på ett realistiskt sätt.

Oavsett storlek på organisation är samarbetet inom organisationen viktigt. I den bästa av världar sker arbetet med digital kommunikation på tvärs genom organisationen: alla avdelningar som har information publicerad på webben är delaktiga i webbarbetet. Än en gång – en ensam person kan inte fånga upp allt som ska göras.

Det som rofta händer i en ”one man show” är att det strategiska och taktiska arbetet prioriteras bort. Allt fokus hamnar på här-och-nu-arbetet. Det är det som syns utåt – och således är det som främst efterfrågas internt.

Framgångsfaktorer

  • Fastställ varje nivå i förvaltningsorganisationen
  • Styrgrupp som följer upp på strategisk nivå
  • Årsplanering
  • Redaktörsorganisation
  • Riktlinjer kring arbetet med digitala kanaler
  • Uppmuntra samarbete och vidareutbildning

Sammanfattning

Trots att det känns som att jag tjatat i flera år om webbförvaltning, roller och webbarbete i allmänhet, så verkar det inte slagit igenom än. Det finns bra exempel på organisationer som lyckats, men det stora flertalet är fortfarande långt efter. Trots att de digitala kanalerna är ”högt prioriterade”…

5 thoughts on “Webbansvarig – spretig allkonstnär med spindelambitioner

  1. Hej, glad att jag hittade din blogg. Värdefulla reflektioner!
    Du nämner ”flertalet organisationer som lyckats” är nyfiken på vilka du ser att dessa organisationer är?

    /P

    Gilla

    1. Välkommen Pernilla! Tack.

      Generellt sett lyckas organisationer som har sin affärsverksamhet på webben, t ex e-handel. När de digitala kanalerna är affären så blir förhållningssättet annorlunda och att ha en ”webbansvarig” är inte aktuellt. Exempel på detta är flera försäkringsbolag, mobiloperatörer m fl som använder webben som främsta försäljningskanal. Även en gigant som Skatteverket har jobbat mycket med sin webborganisation, har jag fått höra från insatta källor.

      De organisationer som däremot lyckas sämst är de som inte riktigt vet vilket digitala ben de ska stå på. Insikten finns där, men inte resurserna. Väldigt många företag och myndigheter återfinns här – ”vill men inte kan”….

      Gilla

Kommentera gärna, tack!

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s