Content Management System (CMS) · Web management

Att arbeta effektivt med webb – på bästa sätt

Det är ett välkänt faktum att det finns två vägar att gå när det gäller att strukturera webbarbetet:

  • Centraliserat
  • Decentraliserat

Rent konkret innebär det att det antingen är ett fåtal som förvaltar, uppdaterar och sköter om webben, eller att arbetet är utspritt på många, som var och en gör en ganska liten insats. Jag har tidigare skrivit om organisering av webbarbetet, men kommer här utveckla resonemanget ytterligare.

Både centralisering och decentralisering har för- och nackdelar, vilket jag nu kommer förklara.

Centraliserat webbarbete

Att jobba centraliserat är ett klassiskt arbetssätt. Ett webbredaktion eller webbavdelning sköter allt arbete som rör såväl webb, som övriga digitala kanaler (t ex närvaron i sociala nätverk). Kontrollen av arbetet som görs är maximal och avdelningen har både strategiskt och operativt ansvar. Alla har den kunskap och kompetens som behövs för att utföra arbetsuppgifterna och de är anställda för att jobba heltid med webbfrågor.

Nackdelen med att centralisera arbetet är att det är ett fåtal nyckelpersoner som har all insikt. Flexibiliteten minskar då det krävs att rätt personer är på plats. Ju större organisation, desto större behov av flexibilitet.

Främsta styrkan med centraliserat arbetstsätt är att det går att säkerställa en hög kvalitet på både kommunikation och publiceringsprocess, tack vare rätt kompetens på rätt plats.

Decentraliserat webbarbete

I och med användandet av publiceringssystem blev det populärt att låta ”alla” uppdatera webbplatsen. Verktygen är så lättanvända att ”vem som helst” kan använda dem. Har du använt Microsoft Office kan du ansvara för några webbsidor…

Vissa kommuner använder decentraliserat arbetssätt. I t ex Sigtuna kommun fanns det över 200 webbredaktörer, utspridda i en organisation med drygt 2000 anställda. Det innebär att webbarbetet sker väldigt nära verksamheten och att ny information snabbt kan spridas på rätt ställe på webbplatsen.

Största nackdelen med att decentralisera handlar om kunskap, eller snarare bristen på kunskap. Det går inte att ställa krav på t ex en förskolechef att den personen ska vet hur man skriver för webben. Om det dessutom är så att personen ifråga inte har någon tid avsatt för arbetet och en gång i månade ska försöka göra någon mindre uppdatering, då kanske det inte är så konstigt att det blir fel.

Bristen på kunskap, tillsammans med tidsbrist och  problem med att prioritera arbetet – innebär att det decentraliserade arbetssättet ibland kan bli mindre flexibelt än att jobba centraliserat. Det kan låta konstigt, men eftersom webbarbetet ofta är underordnat det ”riktiga” arbetet kan uppdateringar av webbplatsen hamna i underläge.

Bästa sättet att jobba med webb

Trots att tanken med decentraliserat arbetssätt är gott, blir det ofta problem. Både vad gäller prioriteringar kring webbarbete kontra dagliga arbetet, samt rent kommunikationsmässigt.

Det går inte att garantera en hög kvalitetsnivå om det är ”amatörer” som ska författa texter och strukturer innehåll och informationsstrukturer. Nu när dessutom SEO är vardgsmat så har kraven ökat ytterligare. Att skriva för webben är mer komplext än att bara – skriva.

Å andra sidan kan det vara svårt att förvalta stora, omfattande webbplatser som kanske dessutom har lokala underwebbar, kampanjsajter mm om det endast är en mindre grupp som ansvarar för webbarbetet.

En lösning på frågan om webbarbetet är att kombinera de två synsätten:

  • En övergripande webbgrupp/-avdelning som ansvarar för strategiska och operativa frågor
  • En decentraliserad organisation som ansvarar – på avsatt tid – för ett visst, tydligt anvisat innehåll

Kombinationen kan göra det möjligt att lyfta ut fördelarna med varje synsätt, utan att drabbas av nackdelarna.

När kan centraliserat/decentraliserat arbetssätt passa bäst?

Centraliserat

  • Höga krav på hur innehållet på webbplatsen paketeras
  • Höga krav på att rätt termer används – kopplade till övergripande verksamhet, affärsmål etc
  • Höga krav på kunskap inom webbkommunikation, SEO, marknadsföring mm

Decentraliserat

  • Viktigt att rätt begrepp används – kopplat till lokal avdelning, land, varumärke
  • Viktigt att snabbt nå ut med budskap – snabbhet viktigare än hur det utförs

Slutsats

Trots att det kan verka som så, finns det inte ett sätt som alltid fungerar. Kombinationen med centraliserat och decentraliserat arbetssätt fungerar bäst för de flesta, men ibland är det ena eller det andra bättre.

Det går inte att avgöra med 100%  säkerhet exakt vilket arbetssätt som är bäst för. Verksamhet, organisation, krav, mål och förutsättningar måste styra hur arbetet ska bedrivas.

Bara för att du valt att jobba på ett visst sätt innebär det ju inte att du i värsta fall kan byta – om det skulle visa sig vara mer effektivt.

7 thoughts on “Att arbeta effektivt med webb – på bästa sätt

  1. Tack för intressant artikel. En fundering: skulle workflows kunna nyttjas mer än vad som sker i större organisationer. På så sätt få en ”combo” av decentraliserad ämneskunskap och centraliserat redaktionellt innehåll. Jag upplever att det ofta saknas tid och ork att genomföra det rent praktiskt. Men i slutänden borde det gynna läsaren.

    Gilla

    1. Tack!

      Jag känner till flera organisationer där de har testat att jobba i workflows, men har inget exempel där det lyckats. Ofta blir det en engagerad start, sen faller det till marken. Rent logiskt borde workflows vara en smart lösning, men det tycks falla på att det blir för mycket administration. Precis som du även påpekar.

      Någonstans hoppas jag att det finns bra exempel på workflows. Skulle gärna ta del av sådana case.

      Gilla

Kommentera gärna, tack!

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s