Beställare · Konsulter · Projektledning

Kommunikation och tydlighet – för att lyckas i projekt

A och O i all kommunikation är tydlighet. Ett projekt bygger till stor del på kommunikation mellan inblandade parter. Det är således extremt avgörande att kommunikationen inom projektet är tydlig för att projektet ska lyckas.

Dessutom är det viktigt att respektive ”sida” i projektet inser hur viktigt det är med just kommunikation och tydlighet, och att respektive roll är definierad.

Beställaren

Kan vara en person, en enhet, grupp eller avdelning. Det är enklare om det är en specifik individ istället för en samling större grupp, eftersom tydligheten ökar och risken för konfliktande åsikter och kontraorder minskar. Som det ofta sägs:

Ju fler kockar desto sämre soppa…

Det är viktigt att beställaren säkrar sina önskemål och beslut uppåt i organisationen, för att inte projektet ska stoppas upp. Självklart kan det alltid ske förändringar och tillägg, men målet bör vara att det som beslutas vid projektstart är det som ska gälla. Beställaren behöver ha rätt mandat för att kunna driva projektbeställningen framåt.

Utförare

Utföraren behöver inte vara den som – i t ex webbprojekt – utvecklar den nya webbplatsen. Det kan även vara en intern projektledare som samarbetar med externa leverantörer i projektet.

Som utförare gör jag (förenklat) det som jag fått i uppgift av beställaren att göra. Med andra ord är det extremt viktigt att beställaren är tydlig i sin komunikation. Beställningsunderlag med svävande beskrivningar försvårar för utföraren att förstå vad beställaren vill ha utfört. Konkreta förklaringar och exempel som tydliggör vad beställaren vill ha gjort – det ger bästa resultat.

Kommunikation ger rätt förutsättningar

Det är A och O att alla inblandade i projektet har samma målbild och strävar mot samma resultat. Annars riskerar det att bli såhär:

Illsutartion av projektbeställning och genomförande
Bild lånad från Systemvaruhuset, http://www.systemvaruhuset.se/agil-kravhantering/

Sammanfattning

Beställaren

Var tydlig. Förklara vad du vill ha gjort. Följ upp och säkerställ att du gör dig förstådd. Kontrollera och jämför med vad som beslutats. Om det blir fel är det Du som inte varit tydlig nog.

Utföraren

Ifrågasätt om du inte förstår. Var tydlig med att du inte kan leverera om du inte får korrekt underlag. Fråga, och fråga igen.

Lycka till!

2 thoughts on “Kommunikation och tydlighet – för att lyckas i projekt

  1. Ja det går ju inte att låta bli att hålla med – som vanligt! Tydlighet är verkligen A och O när man ska kommunicera – oavsett vilken kanal man använder. Jag brukar för det mesta ställa kontrollfrågor, typ ”menar du så här?”. Det blir ett sätt för mig att kolla att jag har uppfattat beställaren rätt.

    Gilla

Kommentera gärna, tack!

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s