Web management · Webbstrategi

Organisering av webbarbetet – centralisering eller decentralisering?

Ett av mina första blogginlägg handlade om de olika nivåer som arbete med webb och digitala kanaler  kan bedrivas på. Nu efter snart fyra år tycker jag fortfarande att detta är en intressant fråga.

Finns det ett optimalt sätt att organisera webbarbetet, eller finns det flera olika?

Jag stötte under mitt jobbsökande på både företag och organisationer som låter en ensam person sköta allt som är kopplat till webben. Det känns i alla fall inte som en vettig lösning. Inte idag när det kan krävas snabba ändringar och nyhetspubliceringar. Vad händer när jag är sjuk och en nyhet måste publiceras NU?

Operativt webbarbete

Dagligt arbete med webben bedrivs på operativ nivå. Dvs det är allt sånt som handlar om att lägga ut nyhete, uppdatera produkttexter, skriva pressmeddelanden, verksamhetsbeskrivningar osv. Jag är helt emot att bara ha en person som ansvarar för allt, utan ser snarare en grupp indivder som delar ansvaret.

Frågana är bara ”hur många”?

Under min tid på t ex ISA eller DeLaval var jag relativt ensam om att jobba med allt innehåll. Till viss del slapp jag skriva texten från scratch, men fick ändå göra ”webbifieringar” och se till att allt fungerade både designmässigt och kommunikativt. Om det var mycket som skulle göras blev det enligt prioriteringsordning.

Vi skulle säkert kunnat åstadkomma mer om vi hade varit ett par personer som alla jobbade med innehållet. En redaktion på 4-5 personer kanske. Då hade vi kanske t o m kunnar dela up arbetet efter våra kunskaper. För min del hade det blivit en fokusering på sökmotoroptimering och webbmarknadsföring.

Med en grupp/redaktion som består av individer som kompletterar varandra blir det ett kvalitativt arbete, samtidigt som det går att producera mer –  kvantitativt.

I Norrtälje kommun är det 10 30 redaktörer (se kommentar nedan) som jobbar med webbplatsen. I Sigtuna kommun har vi över 200. Jag skulle personligen hellre se att vi var 25 personer som jobbade aktivt än att ha så många redaktörer som gör någon liten ändring årligen.

Med många redaktörer blir det svårare att säkerställa en hög kvalitet. Både vad gäller innehåll och webbteknik. Hur många känner till tillgänglighetskrav,  kan design, webbcopy, eller webbmarknadsföring? Bättre med ett mindre antal personer som ges möjlighet att göra ett riktigt bra jobb.

Webbarbete på strategisk nivå

Ett steg upp i organisationen finns det strategiska arbetet. Webbstrategin ska bygga på affärsplan, verksamhetsplan, kommunikationsplan etc. Det viktiga är att det finns en direkt koppling mellan den som står bakom arbetet som bedrivs på strategick nivå, med arbetet som bedrivs på operativ nivå.

Kopplingen kan bestå av att en person på operativ nivå har inblick i och kan påverka det strategiska arbetet, samt att strategierna dokumenteras och görs tillgängliga för medarbetarna på operativ nivå. Inte de strategiska dokumenten och besluten som sådana, utan en tolkning av hur det operativa arbetet ska bedrivas för att de strategisk målen ska uppfyllas.

Sammanfattning

Jag tror inte att det finns ett sätt, som jag skrev i inledningen. Webbarbetet måste anpassas beroende på situation och förutsättningar. Ett sätt är att titta på hur andra gör – de som lyckats.

Att det är bra med minst en mindre grupp är självklart, men hur många behövs totalt sett? Det är bättre med färre redaktörer, som gillar vad de gör, har rätt kunskap och som kan få det stöd de behöver.

Det är en sak jag är helt säker på: ju fler kockar, desto sämre soppa.

14 thoughts on “Organisering av webbarbetet – centralisering eller decentralisering?

  1. Ska göra mitt bästa för att förklara samma situation och utmaningarna som finns i en sådan stor organisation som en kommun,

    Liten reflektion jag har gjort under mina snart 2 år på kommun…

    Vi på Luleå kommun har dryga 600 redaktörer, där över hälften härstammar från skolan. Vi har en hierarki där jag + kollega bedriver strategiskt arbete + utveckling av de digitala kanalerna, 16 så kallade förvaltningsredaktörer (minst 1 per förvaltning som samordnar dess arbete) och sen resten så kallade enkla redaktörer som lyder under förvaltningsredaktörerna.

    Problemen här är många. Det är ett långt led ned till de enkla redaktörerna från oss vilket gör att de tär en utmaning vid förändringsarbete. Att höja lägsta-nivån generellt är väldigt svårt eftersom tid till arbetet med de digitala kanalerna skiftar mellan olika förvaltningar samt att förkunskaper varierar kraftigt.

    Fördelen är att trycket är litet på oss centralt utan vi kan disponera tiden till det vi gör bäst – strategiskt arbete.

    Jag ser vinster med att försöka centralisera en webbredaktion som arbetar operativt mot enskilda förvaltningar men frågan är om det någonsin kommer kunna hända i den formen som finns idag då dels ansvaret att hantera informationen på webben ligger hos förvaltningarna, dvs det är de som äger frågan angående hur mycket och vilka resurser som sätts in arbetet. Men också att förvaltningarna äger sina kommunikationsinsatser själva.

    Jag är lite inne på att skippa begreppet redaktör helt och hållet och lämna webben öppen som en kanal som kommunikatörer använder i sitt arbete. Det vill säga – låt inte webben bli något som uppdateras pliktskyldigt av någon som blivit tillsatt utan låt det ansvaret hellre ligga på kommunikatörer som ser det som en stor del av sin verktygslåda. Hur tråkigt det än kan vara att justera öppettider till badhus ..

    Gilla

    1. Stort tack för din kommentar. Ni verkar ha ett riktigt bra upplägg, med utnyttjande av resurser på bästa möjliga sätt. På pappret i alla fall. Att verkligheteen inte är så enkel är en annan sak…

      Vi har haft ett 20-tal ”huvudredaktörer” som alla har ett antal ”vanliga” redaktörer under sig. Bara inom skolan är det troligtvis runt 100 redaktörer som en huvudredaktör ansvarat för.

      Era ”förvaltningsredaktörer”: är de dedikerade till webb-/kommunikationsarbete, eller är det bara i mån av tid?

      Vi håller på och fundera på hur vi ska lägga upp arbetet framöver, och vilka ”krav” (blir ju mer av önskemål i och för sig) som vi ska ställa på förvaltningarna. Dessvärre har de svårt att frigöra resurser, vilket innebär att vi på central nivå (jag och en kollega) tvingas jobba väldigt operativt, när vi borde lyfta blicken och blir mer strategiska. Tuff fråga.

      Tror du är helt rätt ute när du pratar om ”kommunikatörer” istället för ”redaktörer”. Just det där med att pliktskyldigt uppdatera (efter tjat) är något vi gärna vill komma ifrån. Redak… förlåt kommunikatörerna ska se ett mervärde med sitt arbete och vad det innebär för invånarna.

      Tack igen – och trevlig helg! 🙂

      Gilla

      1. I teorin ser mycket bra ut 😉 Synd att vi glömmer detaljen ”intresse” i mångt och mycket precis som du beskriver i en kommentar nedan. Det gäller att hitta och arbeta mot eldsjälarna som vill förstå, vill utvecklas och låta resten hänga på när de märker hur förbannat bra det blir.

        Förvaltningsredaktörerna ”ska” vara dedikerade till webben. Men det skiljer sig otroligt mycket. Det är personer som är assistenter som har webben på 10% till personer som är kommunikatörer på heltid som sitter på befattningen.

        Detta året har vi tagit ett par steg framåt, med dels riktlinjer vad som är förvaltningens ansvar informationsmässigt på webben samt att det nu också står vem som har ansvaret för att informationen är uppdaterad i styrkorten. Vi får se hur väl det slår ut och vilken effekt det ger.

        Tills dess så fortsätter jag att tjata så fort jag får tillfälle om att lulea.se är den största kanal vi har med si och så många besökare om året och si och så stor genomslagskraft som kommunikationskanal.

        Gilla

      2. Jag har en ambition att hitta – och motivera – eldsjälarna för att använda dessa som ambassadörer för webben. Förhoppningen är att eldsjälarna ska skapa ett ökat intresse bland övriga redaktörer.

        Tror också att det är viktigt att etablera en strategi för webbarbetet på ledningsnivå. Om det är så att webben (och digitala kanaler som helhet) är viktiga för kommunikationen, då krävs det att det finns tydliga riktlinjer och tid avsatt för arbetet.

        Vi kan väl hålla varandra uppdaterade om hur det går i respektive organisation. 🙂 Lycka till!

        Gilla

  2. Bra och spännande fortsättning av inlägget här i kommentarerna måste jag säga! Som nyutbildad kommunikatör låter såklart de ”enkla/tråkiga” uppgifterna som att uppdatera badhusets öppetider som något man väntat flera år på att få göra men jag tror faktiskt att Andreas har en poäng. En kommunikatör som ser webben som ett av sina många verktyg och dessutom kan växla mellan detalj och helhet tänker nog inte på sådana frågor som en plikt utan som just en detalj i något större, och jag vet av örats erfarenhet att många ute i skolvärlden gärna skulle slippa flera av sina extrauppgifter för att kunna fokusera på deras kärnuppgift, undervisning. Summa summarum är det skönt att se att detta kan vara en fråga där vi från flera grenar är rörande överens!

    Gilla

    1. Andreas har helt klart en poäng. Det som vi uppfattat som ett problem är att vissa av våra webbredaktörer har blivit ”utvalda” av sina chefer, utan att själva få välja. I de fallen kan det lätt bli ett måste. Jag hade hellre sett ett lägre antal redaktörer (20-30) som är mer motiverade och som får en större uppgift som just kommunikatörer. Tyvärr tror jag att det får fortsätta vara en förhoppning ett tag till, men det är definitivt ett mål jag skulle vilja jobba mot…

      Kul att du som nyutexad känner dig inspirerad av diskussionen. 🙂

      Gilla

  3. Hos oss på SLU finns det många redaktörer. Men vem som har rätt att publicera – och inte bara skriva – varierar rejält! Jag jobbar på två institutioner. På den ena har ALLA rätt att skriva och publicera. Därmed inte sagt att ALLA gör det. Varje grupp har en person som jobbar med webb och det är vanligen h*n som gör det.
    På institution 2 är det bara ett fåtal som kan publicera. De måste alltså BE mig eller webbansvarig om att trycka på knappen. Det känns väldigt konstigt, eftersom vi båda två ju kan vara borta från jobbet av olika anledningar. Inte lär det bli bättre sen när jag slutar också. Vem ska då, förresten, hålla i de interna utbildningarna kring webben? Ja ja, inte mitt problem, men det känns inte som om det finns någon riktig policy för vårt webbarbete, varken centralt eller lokalt…

    Gilla

    1. Det du beskriver är inte heller optimalt. Antingen är det hela kakan som gäller, eller ingen alls. Att få skapa innehåll och sen vänta på publicering – det blir ju en enorm flaskhals, som du också beskriver.

      Jag tror att det krävs ett nytt sätt att jobba med webborganisationen. Eftersom det idag är en så mycket större informationsbörda än för säg… 10 år sedan. Det ställs dessutom högre kvar på hur och var information ska publiceras. Måste allt ut på webben? Hur är det med sociala nätverken?

      Har tyvärr inget generellt svar på hur en webborganisation ska vara strukturerad, annat än att det 1) inte får vara för många [okunniga] webbredaktörer inblandade, 2) att alla webbredaktörer måste ha rätt kunskap och kompetens för att kunna bedriva sitt arbete på bästa möjliga sätt.

      Gilla

    1. Det var en av dina kollegor som vid en användarträff med 7minds sa att ni endast var 10 personer som jobbade med webben. 30 webbredaktörer är i och för sig inte heller många, jämfört med Sigtunas dryga 200…

      Gilla

Kommentera gärna, tack!

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s