Content Management System (CMS) · Webbkommunikation · WordPress

Skapa en webbplats åt din bostadsrättsförening

Igår var jag på en utbildning hos HSB – ”fem steg till bättre medlemsinformation”. Vi diskuterade hur budskap till medlemmar i bostadsrättsföreningen ska formuleras, målgruppsanpassning, språkbruk mm. En fråga som vi endast berörde i förbifarten var bostadsrättsföreningars webbplatser, vilket fick mig att börja fundera.

Grundförutsättningar för en brf-webbplats

Det går – ännu – inte att förutsätta att alla bostadsrättsföreningar har en webbplats.  Jag bor i en HSB-förening och det innebär att vi har tillgång till ett webbramverk som HSB tagit fram. Ramverket är byggt i Polopoly och har en ganska hård styrning gällande design och struktur.

Skärmdump från startsidan på HSB Brf Bergakungen

Vår förening skiljer sig inte så mycket från andra HSB-föreningar, utan det är vänsternavigering, nyheter och länkar till höger, textmassa i mitten. Dessutom lämnar Polopoly som publiceringsverktyg en del att önska, men det är en ren personlig reflektion.

Att bygga en webbplats – val av publiceringssystem (CMS)

Om din förening tillhör HSB finns möjligheten att använda webbramverket och bygga upp en webbplats i stil med skärmdumpen ovan. På gott och ont. Självklart är det inget krav, utan ska snarare ses som en möjlighet.

Jag använder WordPress.com för denna blogg och är en stark förespråkare för den plattformen. Det krävs ingen server och inga programmeringskunskaper. Du kommer igång ganska snabbt. Kom bara ihåg att WordPress togs fram som en bloggplattform och det är där styrkan ligger. Statiska webbplatser med 30+ sidor kommer inte helt till sin rätt.

Ifall din förening har väldigt många pdf-filer eller bilder som ska finnas tillgängliga på webbplatsen, kan även det påverka valet av CMS. Då krävs det att dokumenthanteringen är smidig.

Det finns en rad olika CMS på marknaden. Titta runt och välj det som bäst passar dina behov. Fokusera på att systemet ska vara lätt att komma igång med och användarvänligt.

Att driva och administrera webbplatsen

Efter att ha valt CMS kommer nästa fråga – vem ska utveckla och driva webbplatsen? Genom att följa råden om val av CMS ovan minskar kraven på förkunskaper på den som ska administrera innehållet. Dessutom kan det finnas manualer och dokumentation online, vilket kan fungera som utbildningsmaterial.

Om du har riktig tur kanske det finns någon boende som har en privat blogg, är nyfiken på webben eller har professionell bakgrund inom området –  och som kan tänka sig att hjälpa till med föreningens webbplats.

Information på bostadsrättsföreningens webbplats

I princip kan allt det material som delas ut i brevlådar, eller skickas ut per mail publiceras på webbplatsen. Tänk bara på att den infomation som ligger på webbplatsen är publik och sökbar. Både boende och andra kan alltså leta fram och läsa den. Bra ur ett marknadsföringsperspektiv alltså.

All information kanske därmed inte ska finnas online. Alternativet är att ha en viss del av innehållet bakom inloggning, men det ställer krav på  webbplatsens uppbyggnad.

Fördelen med att informera via webben är att det är lättare och går snabbare att få ut aktuell information och nyheter. Du slipper den tid som går inte åt för att trycka upp och dela ut nyhetsblad i medlemmarnas brevlådor. Dessutom minskar föreningens tyckkostnader.

Nackdelen är att det fortfarande inte är en självklarhet att alla har en dator hemma. Risken finns alltså att medlemmar kan missa viktig information.

Läs gärna på om PuL om du är osäker på reglerna kring innehållspublicering på webben.

RSS-flöde

Ett sätt att hålla medlemmarna uppdaterade om vad som händer på webbplatsen är att använda RSS-flöden. Då behöver de inte gå in på webbplatsen dagligen för att se om det har tillkommit någon ny information, utan de får information om uppdateringar per automatik.

Föreningsblogg – engagera flera

Ibland kan nyheter och styrelseinformation kännas lite – torr. Då kanske en blogg kan vara lösningen. En eller flera personer i styrelsen kan t ex turas om att skriva. Även enskilda medlemmar kan bjudas in för att skriva om tankar och funderingar som rör boendet i föreningen. Alla som vill bör få möjlighet att deltaga.

Det kan öka intresset för webbplatsen och få fler medlemmar att aktivt engagera sig i föreningen.

Dags att köra igång – dina nya webbplats

Som alltid gäller det att inte gå ut för hårt. Några korta tips:

  • Välj ett publiceringssystem (CMS) som passar din förenings behov av en webbplats
  • Börja med att lägga in all bra-att-ha information, vänta med blogg och inloggning
  • Kolla på hur andra gjort – steal with pride! 😉

Om du har frågor eller synpunkter, kommentera gärna nedan, eller använd min kontaktinformation. Lycka till!

7 thoughts on “Skapa en webbplats åt din bostadsrättsförening

  1. I vår nybildade förening, där jag är med i styrelsen, så har jag dirigerat vår webbadress till vår nya Facebook-sida. Där finns, i i dagsläget:

    » Kommunikation i och med statuspostningarna
    » Forum
    » Kontaktformulär till styrelsen
    » Dokument som rör föreningen
    » Styrelsemedlemmar
    » Nyttiga länkar
    » Karta
    » Nyhetsbrev

    Tänkte först göra en sajt för föreningen men insåg snabbt att att allt finns på Facebook och det är gratis! 🙂

    Eftersom vi inte flyttat in än, nybyggnation, och föreningen är helt ny så kommer jag att ta upp frågan om transparens och offentlighet på nästa möte. Dvs. om vi ska lägga ut protokoll etc. eller endast mejla/posta dem.

    Titta gärna in på http://www.vattenmyntan.se

    Gilla

    1. Vi har diskuterat Facebook, men eftersom aktiviteten på dagens sida är minimal har vi valt att ta bort föreningens Facebooksida. Dessutom blir det ju krav på att alla är medlemmar på Facebook, vilket inte är en självklarhet. Jag har t ex medvetet valt att gå ur och ser därmed ingen som helst anledning att tvinga (andra) medlemmar att gå med.

      Jag skulle snarare förorda en WordPress-lösning för att snabbt komma igång. Om det nu inte är så att föreningen tillhör t ex HSB eller Riksbyggen och vill använda den typ av webblösning som de erbjuder.

      Gilla

    2. En annan nackdel med Facebook är att det kanske är gratis idag, men vem vet vad som händer imorgon? Dessutom är man väldigt låst till Facebooks format och förändringar.

      Med tanke på den katastrofala börsintroduktionen finns det även en stor risk att Facebook letar nya inkomstkällor för att förbättra finanserna…

      Gilla

  2. I dagsläget har jag gjort gruppen öppen så att man behöver inte vara Facebook-medlem för att ta del av kommunikationen eller dokumentationen.

    Men som du skriver så är jag/vi låsta till ett visst format, måste förlita oss på 3e parts produkter och vem vet vad som händer nästa år…

    Gilla

  3. Jag håller på att verka för Google Apps för föreningen.
    – Bland de simplaste CMS’en jag känner till.
    – Bland de billigaste supporten jag sett (via exempelvis Online Partner)
    – Information via Google Groups (push och pull)
    – Dokumentlagring i Drive
    – Inget krav på medlemskap, via Google Groups, behövs endast en mailadress för att delta i dialogen/informationsspridning.
    – För att komma åt sekretessbelagd information kan Goolge accounts användas (dvs. användares epostadress,

    Gilla

    1. Vi är tyvärr fast i Polopoly som HSB-förening, men jag håller med dig om Google Apps. I och med alla avslöjanden kring informationslämning till amerikanska myndigheter kanske Google kan upplevas som lite osäkert, men rent funktionsmässigt är det ett väldigt smidigt sätt.

      Jag bedriver lobbyverksamhet för att vi (åtminstone) ska använda Google Drive, istället för att försöka lagra dokumenten på en dator eller separata minnesstickor.

      Det är definitivt ett steg i rätt riktning. Tack för din input!

      Gilla

Kommentera gärna, tack!

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s